Je suis sûr que la première pensée qui vous vient à l’esprit lorsque vous lisez le sujet de cet article est que « Qui communique en écrivant des lettres ces jours-ci? » N’est-ce pas? Mais laissez-moi vous dire que la rédaction de lettres est une compétence non technique importante, dans la vie personnelle comme dans la vie professionnelle. Cette lettre n’a pas besoin d’être le jazz habituel avec un stylo et du papier, il peut également s’agir d’un e-mail. Ce que nous essayons de dire, c’est que les moyens d’envoyer une communication écrite ont peut-être évolué, mais l’idée de l’écrire est toujours vitale.
Contrairement à la communication en face à face, lorsque vous écrivez une lettre, vous devez visualiser le processus de pensée de l’autre personne pour comprendre sa réaction et, en conséquence, présenter un argument convaincant. Qu’il s’agisse d’une communication commerciale ou d’une lettre personnelle, la signature fait une grande différence. Par conséquent, il est important de savoir signer ou fermer correctement la lettre.
Contrairement à la communication en face à face, lorsque vous écrivez une lettre, vous devez visualiser le processus de pensée de l’autre personne pour comprendre sa réaction et, en conséquence, présenter un argument convaincant. Qu’il s’agisse d’une communication commerciale ou d’une lettre personnelle, la signature fait une grande différence. Par conséquent, il est important de savoir signer ou fermer correctement la lettre.
A qui est adressée la lettre ?
Écrire une lettre ne signifie pas toujours que vous allez l’envoyer par la poste. Compte tenu de l’évolution de la technologie, vous pourriez également écrire une lettre à une adresse e-mail. Quel que soit le moyen d’envoi de la lettre, vous devez connaître quelques détails de base sur le destinataire de l’autre côté. Après tout, votre signature doit être personnalisée en fonction du destinataire. Par exemple, une lettre commerciale ou une communication commerciale formelle adressée à certains cadres supérieurs sera signée différemment par rapport à la lettre d’accompagnement de votre employeur potentiel ou à une carte postale à un ami proche.
POINTE
Une bonne idée serait de considérer le but de la lettre ainsi. Par exemple, si vous écrivez pour demander une recommandation, vous devez rester professionnel. Mais si vous félicitez un collègue que vous connaissez très bien, le ton peut être amical.
Comment signer une lettre ? – 4 Conseils
1) Rappelez-leur de répondre
RÉSUMÉ
Imaginez que vous ayez écrit une lettre détaillée expliquant votre situation/idée. Mais vous devez rappeler au destinataire de répondre sinon tout l’effort est une cause perdue.
L’un des façons de signer ou de fermer une lettre est de rappeler au destinataire de répondre. Bien sûr, on attend de vous que vous le fassiez de manière extrêmement polie. Votre courte note de conclusion pourrait commencer par remercier le destinataire d’avoir pris le temps de lire votre lettre, puis l’inciter à partager son point de vue sur la question. Cette astuce simple est souvent utile dans une lettre commerciale ou une lettre officielle.
2) Signez avec les détails
RÉSUMÉ
Souvent, les gens préfèrent signer des lettres avec leur nom uniquement. Mais cela peut laisser le destinataire confus. Que se passe-t-il s’ils veulent vous recontacter pour une certaine requête ? Vous leur avez laissé aucune information de contact.
Lorsque vous signez une lettre, assurez-vous de mentionner quelques détails de base qui peuvent aider la personne de l’autre côté à vous contacter. Parfois, ils peuvent avoir besoin d’une simple clarification. Mais avoir des coordonnées est une assurance que la lettre provient d’une source fiable. Si vous n’êtes pas à l’aise pour partager vos coordonnées, vous pouvez également partager votre adresse e-mail.
PRUDENCE
Une signature à la fin est importante mais cela ne signifie pas que vous devez la charger avec trop de détails. Si votre signature contient trop de détails, il est possible que le lecteur finisse par oublier le but de la lettre au moment où il arrive à la fin.
3) Le formatage est important
RÉSUMÉ
Le format du texte de votre lettre en dira long sur l’importance que vous accordez à la communication.
Quand vous écrire une lettre commerciale formelle sur papier ou par e-mail, vous devez respecter un certain niveau de standardisation du format texte. Par exemple, si vous écrivez la lettre par e-mail, il existe un format standard que vous devez suivre. Idéalement, vous devriez garder un espace d’une ligne entre la phrase finale et votre signature. Les lignes d’espacement multiples doivent être évitées. Cela ajoute la pause indispensable indiquant la fermeture et vous donne également suffisamment d’espace pour formater votre signature.
4) Ajoutez une lettre complémentaire de clôture
RÉSUMÉ
La clôture complémentaire suit la clôture formelle et est généralement d’environ deux mots.
Il s’agit d’une brève conclusion suivie de votre signature. La chose importante à retenir est qu’une fermeture complémentaire pour une lettre formelle et personnelle est très différente. Par exemple, si vous écrivez à un ami, vous pouvez fermer la lettre avec un « Cheers ! ». Si vous écrivez à un aîné de la famille, vous pouvez utiliser « Sincères salutations ». Mais quand tu es rédiger une lettre professionnelle à une personne inconnue, vous voudrez peut-être compter sur « Sincèrement ». Même dans une fermeture de deux mots, vous n’avez qu’à mettre la première lettre en majuscule. Cette fermeture ajoute une touche personnelle à la communication améliorant ainsi sa capacité à impacter le destinataire.
Note de conclusion
Les dernières lignes ou la clôture de votre communication écrite sont cruciales. C’est votre dernière chance de laisser l’impression qui peut mener à une décision en votre faveur. Par conséquent, vous ne devriez pas hésiter à y réfléchir avant d’envoyer cette lettre.
