En ces temps trépidants dans lesquels nous vivons, il peut sembler qu’il n’y a pas de fin à la pénurie de problèmes auxquels nous sommes régulièrement confrontés. Les problèmes se glissent dans nos vies et nous laissent sans fin la plupart du temps. Que ce soit lié au travail, à la famille ou à soi-même ! Les problèmes sont souvent les symptômes d’un problème sous-jacent plus profond. Et beaucoup de nos problèmes peuvent être résolus par des solutions rapides. Mais sans s’occuper de la cause profonde, ces problèmes peuvent se reproduire.
De plus, nous nous impliquons tellement à réparer la cause de surface, atteindre la cause profonde ne nous vient même pas à l’esprit. Et même si c’est le cas, nous ne savons pas comment atteindre la cause première d’un problème. Vous cherchez un outil pour vous occuper une fois pour toutes de vos problèmes récurrents ? Puis le 5 Pourquoi analyser est un excellent.
Le Technique des 5 pourquoi est une méthode efficace pour déterminer la cause profonde des problèmes récurrents. La question « Pourquoi? » est répété pour se concentrer sur la cause profonde.
5 Pourquoi l’analyse – L’origine
RÉSUMÉ
Sakichi Toyoda a conçu la méthode des 5 pourquoi. Les employés du système de production Toyota l’ont utilisé comme outil de résolution de problèmes.
Sakichi Toyoda a conçu le processus des 5 pourquoi comme une technique importante de résolution de problèmes. Par la suite, la Toyota Motor Corporation l’a mis en œuvre. Le processus a fait sa marque lors de l’induction du système de production Toyota. Partout dans le monde, les gens ont adopté cela comme une approche scientifique pour résoudre des problèmes.
Taiichi Ohno, l’architecte du système de production Toyota, a décrit la méthode comme suit : « La base de l’approche scientifique de Toyota en répétant pourquoi cinq fois… La nature du problème, ainsi que sa solution, deviennent claires… ».
Qu’est-ce que la méthode « 5 Why Analysis » ?
RÉSUMÉ
Explorer les causes d’un problème identifié en posant à plusieurs reprises la question « Pourquoi ? » vous permet d’atteindre sa cause première. Et cela vous permet de développer une stratégie de contre-mesure.
L’analyse des 5 pourquoi est assez simple. On peut utiliser cette approche, que ce soit dans une équipe ou un groupe ou par eux-mêmes. Ainsi, chaque fois qu’un problème est signalé, vous revenez à sa cause première en demandant « Pourquoi ? » cinq fois.
Il n’est pas nécessaire de répéter la question exactement cinq fois. Il peut être inférieur ou supérieur à cinq en fonction du problème à résoudre. Mais des études montrent que cinq pourquoi suffisent pour clore l’analyse des causes profondes de l’énoncé du problème.
POINTE
L’efficacité de cette technique dépend de la ou des personnes impliquées. Surtout, leur capacité à garder leurs réponses logiques et non émotionnelles.
Les réponses/excuses motivées par les émotions peuvent aider à diffuser le problème. Mais fournir une solution rapide est une solution temporaire. Cependant, si vous souhaitez ne plus jamais avoir à faire face à ce problème, il est important de répondre avec logique. Ensuite, vous serez en mesure de vous attaquer complètement au problème à partir de ses racines.
Une fois que vous avez identifié la cause première, vous pouvez utiliser ces informations pour développer des stratégies de contre-mesure. Cela vous permet d’éviter que le problème ne se reproduise à l’avenir.
Comment utiliser la méthode « 5 pourquoi l’analyse » ?
RÉSUMÉ
Formez une équipe de parties prenantes et commencez par définir l’énoncé du problème de manière concise et ciblée. Posez ensuite la question « Pourquoi ? » 5 fois jusqu’à ce que la cause première soit déduite. Discutez de la cause profonde pour trouver des contre-mesures. Celles-ci doivent être mises en œuvre et surveillées au sein de l’équipe pour éviter que le problème ne se reproduise à nouveau.
1. Constituez une équipe
Réunir une équipe de représentants de différents départements. Il est important que chaque membre de l’équipe ait une bonne compétence pour comprendre le problème. Assurez-vous donc qu’ils connaissent le processus en question. Surtout sur leur département. De plus, choisissez une personne neutre comme animateur. Leur rôle est de s’assurer que la ligne du processus n’est pas perturbée par des réponses motivées par les émotions.
2. Définir l’énoncé du problème
Discutez du problème avec tous les membres de l’équipe. Arrivez ensuite à un énoncé de problème clair, concis et ciblé. L’animateur doit s’assurer que l’énoncé du problème n’est pas trop large. Parce que cela peut rendre difficile d’atteindre la cause première dans le temps disponible.
3. Demandez « Pourquoi ? » plusieurs fois
Une fois que vous avez défini l’énoncé du problème, le facilitateur doit demander le premier « Pourquoi ? » aux membres de l’équipe. Plus important encore, le facilitateur doit s’assurer que les réponses sont factuelles. Et basé sur des événements réels ou des données existantes. Découragez les suppositions, les opinions émotionnelles, les excuses personnelles et les conjectures. Parce qu’ils peuvent mener à de nombreuses causes et créer plus de confusion.
Ne posez la question suivante que lorsque la première série de réponses s’avère logique et utile pour le processus. L’animateur peut écrire les réponses sur le tableau blanc en phrases concises. Ils répéteront ce processus cinq fois ou autant de fois que nécessaire. Jusqu’à ce que vous trouviez la cause première du problème.
POINTE
Certains énoncés de problème peuvent avoir plusieurs causes profondes. Dans de tels cas, répétez la méthode en posant à chaque fois une série de questions différentes. Enregistrez chaque cause racine sur laquelle travailler. Cette méthode est particulièrement utile pour identifier les failles organisationnelles et les défauts de processus.
4. Discutez de la cause profonde
Après avoir détecté la cause première de l’énoncé du problème, décidez des actions correctives. Et, prenez les contributions de tous les membres de l’équipe. Parce que les suggestions de tous les départements augmentent l’efficacité des actions correctives. Notez ensuite les contre-mesures et transmettez-les à tous les services concernés. Enfin, mettez-les à l’action immédiate pour éviter que le problème ne se reproduise.
POINTE
Les stratégies de contre-mesure visent à améliorer la situation. Il n’y a pas lieu de blâmer ou de pointer du doigt. Les contre-mesures sont très différentes des solutions. Les solutions offrent une solution temporaire à l’effet sans s’attaquer à la cause. Alors que les contre-mesures suggèrent des actions correctives afin que le problème ne se reproduise plus jamais.
5. Surveillez les contre-mesures
Il est idéal de nommer un membre de l’équipe pour suivre la mise en œuvre dans tous les départements. Et aussi pour observer le processus. Planifiez des réunions périodiques pour discuter de l’impact des contre-mesures prises. S’ils ne semblent pas donner les résultats souhaités, répétez l’analyse des 5 pourquoi.
5 Pourquoi l’exemple d’analyse
Vous trouverez ci-dessous un exemple d’un problème réel qui a été résolu avec l’analyse des 5 pourquoi. La relation de cause à effet du problème devient claire avec cet exemple.
Énoncé du problème : Mon patron m’a viré !
- Pourquoi? [Why did my boss fire me?]
J’ai été en retard au travail plusieurs fois au cours des derniers mois.
2. Pourquoi? [Why was I late to work?]
Mon enfant a du mal à se réveiller et elle est toujours en retard à l’école.
3. Pourquoi? [Why was she not able to wake up on time?]
Elle se lève tard pour finir ses devoirs.
4. Pourquoi? [Why was she not finishing the homework on time?]
Elle a des difficultés à comprendre et à écrire des mots.
5. Pourquoi? [Why was she having the difficulty?]
Elle est dyslexique.
5 Pourquoi un modèle d’analyse
Si vous recherchez une mise en page pour analyser facilement votre problème et trouver la solution, voici un modèle de 5 pourquoi pour vous. La cause profonde de vos problèmes sera clairement identifiée avec ce modèle. Le modèle présente une approche structurée pour identifier la racine.
Voici un exemple de modèle –
https://slideuplift.com/powerpoint-templates/5-why-analysis-powerpoint/?utm_source=medium_5whyBlog&utm_medium=medium_5whyBlog&utm_campaign=medium_5whyBlog
Réflexions finales
Souvent, la véritable cause de chaque problème ne se trouve pas en surface. Vous ne les trouvez qu’après avoir approfondi le problème. Par conséquent, nous passons tellement de temps à réparer la cause de surface. Et puis se demander pourquoi les problèmes n’arrêtent pas de revenir malgré tous les efforts que l’on met.
Pour résumer, la seule façon pour que le problème cesse de se répéter est de l’étouffer dans l’œuf. En d’autres termes, trouver la cause première et prendre des contre-mesures peut être efficace dans de tels scénarios. Par conséquent, l’analyse des 5 pourquoi est l’une des techniques d’interrogation les plus efficaces que vous puissiez adopter. Surtout, avec une prise de conscience d’outils comme celui-ci, nous pouvons mettre fin à de nombreux problèmes dans ce monde, un problème à la fois !