Dans le monde de l’entreprise, la tendance commune est de résoudre l’incident au lieu d’identifier le problème. Malheureusement, c’est là que la plupart des équipes se trompent. Si vous avez l’intention de vous assurer que l’incident ne se répète pas, vous devez résoudre le problème sous-jacent à l’origine de l’incident. Le processus de gestion des problèmes a un rôle important pour chaque individu impliqué dans la situation.
Cependant, avant d’en arriver là, comprenons ce qu’est la gestion des problèmes. Il s’agit d’identifier et de résoudre les problèmes. Aussi simple que cela puisse paraître, votre capacité à gérer le problème est ce qui définit le succès du projet. Pas seulement votre vie professionnelle, cela capacité à résoudre les problèmes est également utile dans votre vie personnelle.
Qu’est-ce qu’un risque ?
Avant de discuter de la définition des problèmes, comprenons les risques. Un risque est un événement incertain qui peut avoir un impact positif ou négatif. Contrairement aux problèmes, les risques sont identifiés au début du projet lui-même. Étant donné que le résultat est basé sur des hypothèses, il y a toujours un risque que les choses ne se passent pas comme vous le souhaitez. Une autre différence frappante est que les risques existent tout au long du projet.
Les problèmes, en revanche, ne sont jamais identifiés au départ. Ce n’est que lorsque vous travaillez ou que vous vous attaquez à un scénario spécifique que les problèmes surgissent. Ils peuvent durer ou non tout au long du projet. Il est tout à fait possible que vous rencontriez un risque lors de l’évaluation des problèmes. Si cela se produit, vous devrez vous en occuper séparément. Idéalement, c’est le travail d’un chef d’équipe d’identifier tous les risques possibles au début du projet lui-même.
Quelle est la solution?
Identifier le problème est la première et cruciale étape vers sa résolution. Mais beaucoup de gens finissent souvent par confondre définition d’un problème à risque. Il est important de comprendre que les deux sont très différents. Cependant, il existe un lien qui relie les problèmes aux risques. Quelque chose qui ressemble à un problème aujourd’hui peut devenir un risque plus tard s’il n’est pas pris en charge. En termes simples, si vous choisissez de négliger le problème aujourd’hui, vous pourriez vous retrouver aux prises avec vos pratiques de gestion des risques à l’avenir !
Tout ce qui vous empêche de progresser (sur le plan personnel ou professionnel) est un problème qui attend d’être traité. Il s’agit en fait d’un risque que vous avez identifié au départ. Mais la seule différence est que ce risque s’est matérialisé et menace désormais d’avoir un impact négatif sur l’avancement du projet.
Vous pensez peut-être qu’il s’agit d’une définition très ambiguë qui peut entraîner l’inclusion de nombreux problèmes dans la liste. Eh bien, c’est vrai. Une longue liste de problèmes est toujours préférable, car vous êtes alors conscient de tous les obstacles possibles qui peuvent survenir. Si vous essayez d’atténuer la liste au tout début, il y a de fortes chances que de nombreux problèmes soient ignorés.
Maintenant que nous avons des informations sur le sujet, apprenons quelques conseils simples qui peuvent vous aider à identifier et à résoudre les problèmes avec succès.
9 conseils pour une gestion efficace des problèmes
1. Tenir un journal détaillé
RÉSUMÉ
Des problèmes surviennent tout le temps, mais vous devrez établir des priorités et travailler en conséquence à les résoudre. La meilleure façon de le faire est de tenir un journal détaillé dans lequel vous encouragez les représentants de l’équipe à enregistrer leurs problèmes.
Lorsque vous dirigez une équipe, il est possible que différentes personnes soient confrontées à des problèmes différents. Le moyen le plus simple d’initier le processus de gestion des problèmes consiste à tenir un journal détaillé des problèmes auxquels l’équipe est confrontée. Pour que cette technique soit efficace, il est important de s’assurer que le journal des problèmes est tenu de manière organisée et régulière.
De plus, une chose importante à retenir est qu’en tant que gestionnaire, vous ne pourrez peut-être pas vous impliquer dans toutes les tâches. Assurez-vous donc d’identifier les personnes à chaque niveau qui peuvent détailler les problèmes auxquels elles sont confrontées et remplir en conséquence le journal avec des informations pertinentes.
2. Recherche, enquête et benchmark
RÉSUMÉ
Comme nous l’avons dit plus tôt, le maintien d’une longue liste de problèmes est une pratique saine. Mais vous ne devriez pas partir à la chasse aux oies sauvages pour commencer à travailler sur tous les problèmes qui se présentent à vous. Faites une petite recherche et classez les problèmes en fonction de leur priorité.
Vous rencontrerez de nombreuses personnes qui avoueront volontiers avoir un problème, mais leur demanderont des détails et la conversation fera un vide. Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi ? Eh bien, tout simplement parce que les gens ne prennent pas la peine d’approfondir leurs problèmes pour en comprendre la cause. La première étape pour assurer la résolution permanente d’un problème consiste à identifier les causes exactes.
Vous devrez peut-être faire des recherches pour comprendre les causes et même interagir avec des personnes confrontées à des problèmes similaires pour affiner l’approche exacte. Cela vous aidera à hiérarchiser les problèmes et à mettre en œuvre en conséquence un plan le mieux adapté à la situation.
3. La propriété est importante
RÉSUMÉ
Lorsque vous vous attaquez à plusieurs problèmes dans une situation qui implique également d’autres personnes, vous devez vous assurer que chaque membre s’approprie sa part. N’essayez pas d’être responsable de tout et de tous !
Une personne ne peut pas être responsable de tous les problèmes simplement parce que vous ne pouvez être responsable que de vos actions et non de ce que font les autres. Dans la plupart des exemples d’entreprise, les problèmes ne surviennent que lorsque les propriétaires des problèmes cessent de s’approprier les problèmes. Ne laissez pas cela se produire. Un autre défi est que les personnes impliquées ne sont pas claires sur les problèmes auxquels elles sont confrontées.
Les problèmes n’arriveront pas avec une notification préalable. Mais tout le monde doit être vigilant pour les identifier dans les étapes initiales elles-mêmes. Cela aidera à s’assurer que les problèmes sont résolus bien dans les délais et que les progrès globaux ne souffrent pas.
4. Attribuez des actions
RÉSUMÉ
Lorsque vous identifiez des problèmes, ne restez pas assis dessus ! Agissez rapidement et attribuez des actions aux membres concernés de l’équipe.
L’identification des problèmes est importante, mais ce n’est que la première étape. Une fois que vous avez terminé l’identification, vous devrez attribuer des actions aux membres de l’équipe concernés, pour chaque problème. Inutile de dire qu’avec ces actions, vous attribuerez également des délais. Ces délais dépendront de la priorité du problème.
N’oubliez pas qu’à ce stade, il est crucial de définir les rôles et les responsabilités de chaque membre de l’équipe impliqué dans la processus de résolution des problèmes. Cela aidera à éviter toute confusion et garantira que le problème est résolu dans les délais.
5. Donner aux équipes les moyens de prendre des décisions audacieuses
RÉSUMÉ
Si vous vous attendez à ce que les équipes résolvent les problèmes, il est conseillé de leur donner la bonne autorité ainsi que des outils.
Le processus de gestion des problèmes est rarement un one-man show. Vous avez besoin d’une équipe pour aider à atteindre l’objectif. Il est donc essentiel que l’équipe ait le pouvoir d’agir. Par exemple, si le risque du projet peut être atténué en respectant les délais ou en évitant quelques étapes, l’équipe doit être autorisée à prendre l’appel. Lors d’occasions aussi cruciales, si vous vous retrouvez dans une boucle, cela ne fera qu’aggraver le problème.
6. Le suivi des problèmes vous aidera
RÉSUMÉ
Vous tenez déjà un journal des problèmes. Après avoir attribué des actions, il est important de surveiller les problèmes et leur progression. En termes simples, vous devez suivre le problème et sa résolution.
Le but de la tenue d’un journal est de s’assurer que toutes les personnes impliquées sont au courant de l’état actuel du problème. La résolution approche-t-elle ? Y a-t-il une complication qui nécessite l’attention d’une autorité supérieure ? Les gens font-ils leur travail comme on s’y attend ?
Ce ne sont là que quelques-unes des questions que vous devez poser à l’équipe pour gérer le problème. L’accent devrait être mis sur l’évaluation de l’impact des décisions prises pour résoudre le problème. Fait intéressant, il s’agit d’une pratique simple qui peut également être suivie dans votre vie personnelle.
7. Écoutez les autres
RÉSUMÉ
Lorsqu’il s’agit de gérer des problèmes, vous ne pouvez pas faire ce que tout le monde dit. C’est pratiquement impossible. Mais cela ne signifie pas que vous devez recourir à la dictature.
Un problème peut être complexe et souvent difficile à résoudre si vous essayez de tout gérer individuellement. Par conséquent, il est important d’interagir et d’écouter ce que les gens ont à dire sur le problème ou les résolutions proposées. Dans le monde de l’entreprise, l’interaction avec les équipes est une étape cruciale dans la résolution de problèmes.
De plus, il y a des moments où vous êtes tellement aveuglé par le problème que vous risquez de manquer de voir l’autre côté de l’histoire. C’est à ce moment que les opinions des personnes qui vous entourent seront utiles.
8. Traitez les problèmes dès le départ
RÉSUMÉ
Lorsqu’un problème survient, essayer de l’éviter ou de le reporter à plus tard est toujours une mauvaise idée. Vous lui donnez seulement le temps de se manifester en un plus grand risque.
Selon un article intéressant de Bruce Condit, vice-président d’Allegiance Capital, une crise peut survenir à tout moment. Les problèmes sont également similaires. Par conséquent, tout comme la gestion de crise, la planification préalable est également la clé pour résoudre les problèmes.
Idéalement, vous devriez avoir un processus de surveillance qui vous aide à identifier les problèmes lorsqu’ils en sont aux premières étapes. Rappelez-vous toujours que plus le problème est petit, plus il est facile à gérer. Par conséquent, vous ne devriez pas hésiter à aborder le problème en amont.
9. Les décisions à long terme peuvent être difficiles
RÉSUMÉ
La gestion des problèmes peut vous obliger à prendre des décisions difficiles, dont certaines peuvent ne pas se matérialiser en avantages à court terme. Mais ça va.
Si vous souhaitez résoudre le problème de manière permanente, encouragez votre équipe à prendre des décisions en conséquence. Il y aura des moments où vous devrez prendre position sur des problèmes à long terme et prendre des décisions qui peuvent ne pas sembler bénéfiques à court terme, mais qui changeront la donne à long terme.
Par exemple, vous devrez peut-être modifier un processus pour inclure plus d’étapes. Les gens autour de vous peuvent hésiter à accepter le changement, mais vous devez travailler plus dur pour expliquer les avantages et les convaincre de s’embarquer.
Sur une note d’adieu
Le trait principal d’un bonne équipe de gestion des problèmes est qu’ils doivent résoudre les problèmes et passer à autre chose. Si vous avez une équipe qui n’est pas en mesure de résoudre les problèmes et qui n’a causé que de la stagnation, c’est une source de préoccupation. Cependant, cela ne signifie pas que vous devez surveiller chaque action de l’équipe. Même une supervision générale à intervalles réguliers sera extrêmement utile. Vous pouvez également informer régulièrement l’équipe de la progression globale du problème afin qu’elle se sente plus impliquée et motivée pour résoudre les problèmes.
De cette façon, vous pourrez suivre le problème sans avoir à vous soucier de la progression à chaque niveau. Une autre conclusion importante de cette discussion est que vous devez simplifier les systèmes pour faciliter une gestion efficace des problèmes. Après tout, vous ne voulez pas être impliqué dans la gestion des systèmes alors que vous avez déjà du mal à gérer le problème.