De nouvelles technologies apparaissent chaque jour, promettant d’élever votre productivité vers le ciel et de résoudre un tas de problèmes dont vous ignoriez l’existence.
Certains de ces outils sont efficaces, d’autres non, mais même dans ce cas, les gens hésitent à s’en débarrasser. De cette façon, jour après jour, leur productivité commence à diminuer, et le pire, c'est qu'ils ne s'en rendent même pas compte.
Parfois, la technologie elle-même est en faute ; d’autres fois, le problème réside dans la façon dont vous l’utilisez. Nous allons passer en revue les 4 erreurs techniques les plus courantes qui ont tendance à passer entre les mailles du filet et à freiner votre productivité.
Les 4 principales erreurs technologiques entraînant des perturbations de la productivité
La surcharge d'outils, les flux de travail trop compliqués, une avalanche de notifications et l'utilisation d'outils non approuvés sont les erreurs techniques les plus fréquentes que les utilisateurs rencontrent dans leur travail. Explorons chacun d'eux et découvrons comment ils nuisent à la productivité.
1. Surcharge d'outils
Certains outils sont essentiels, car ils aident à garder votre appareil net et efficace. Disons que vous utilisez un Mac, mais au lieu d'augmenter votre productivité, il continue de la gêner, les fichiers ne s'ouvrent pas, les applications commencent à planter ou vous recevez d'étranges messages d'avertissement sortis de nulle part.
C'est là qu'il est essentiel de se procurer les bons outils et de suivre une guide complet pour Mac au fur et à mesure que vous identifiez et supprimez les fichiers corrompus, qui ont tendance à être la cause de ces problèmes.
Cependant, de nombreuses personnes perdent de vue ce qui est vital et ce dont elles peuvent se passer, et continuent donc à accumuler des fichiers et des applications qui ne font que les ralentir.
Voici ce qui se passe :
- Un utilisateur finit par installer des outils supplémentaires pour la communication, la gestion des tâches, la documentation, la collaboration, etc.
- Chacun de ces outils peut avoir sa valeur, mais lorsqu'ils sont utilisés ensemble, ils commencent à nuire à la productivité de l'utilisateur.
- Un utilisateur passe de plus en plus de temps à basculer entre les applications et à essayer de se rappeler où sont stockées les informations dont il a besoin.
- En conséquence, leur concentration diminue et ils commencent à souffrir d’une fatigue décisionnelle car ils doivent constamment choisir entre un nombre infini d’outils.
Certains de ces outils nécessitent des mises à jour ; d'autres changent leur fonctionnalité. Très souvent, les outils commencent à entrer en conflit les uns avec les autres, ce qui ralentit l'ensemble de votre système.
Peu à peu, un utilisateur commence à passer plus de temps à rechercher des erreurs et à passer d'un outil à l'autre qu'à faire son travail réel. C'est pourquoi vous devez effectuer un audit de la pile technologique chaque mois et conserver uniquement les outils sans lesquels vous ne pouvez pas travailler.
Plus ils sont multifonctionnels, mieux c'est.
2. Flux de travail trop compliqués
Aujourd’hui, l’IA est partout et, même si elle nous a définitivement simplifié la vie à bien des égards, elle nous a également rendu aveugles à ce dont nous avons besoin et à ce dont nous n’avons pas besoin.
Beaucoup de gens semblent penser qu’ils doivent automatiser tout ce qui est à leur portée, et cette erreur détruit quotidiennement leur productivité.
- Si vous automatisez un processus contenant une erreur par accident, ces erreurs commenceront à se multiplier à grande échelle, compliquant deux fois votre flux de travail.
- Le contrôle que vous détenez se relâche à mesure que vous cessez de prêter attention aux processus qui se déroulent en arrière-plan. Parfois, cela conduit à des erreurs que l’on remarque alors qu’il est déjà trop tard.
- Vous devenez trop dépendant de l’automatisation et, avec le temps, vous cessez de remettre en question les mécanismes et les résultats, ce qui réduit votre professionnalisme et nuit à votre rendement.
La fragilité du système augmente également, car les flux de travail hautement automatisés peuvent s'effondrer lorsqu'une seule erreur se produit.
C'est pourquoi vous devez tester minutieusement l'automatisation et surveiller ses résultats à tout moment ; n'oubliez pas que vous êtes la personne qui doit être au centre des flux de travail.
3. Avalanche de notifications
Les notifications sont la chose délicate qui peut avoir un impact énorme sur notre productivité. D'une part, ils nous tiennent informés, de sorte que si un changement se produit, nous en sommes immédiatement informés.
D’un autre côté, ils peuvent être très distrayants, et c’est un problème sérieux. Voici à quoi cela peut conduire :
- Votre concentration est constamment interrompue : même si vous recevez un message ou une alerte non urgente, votre concentration est brisée et vous devez faire un effort pour retourner au travail.
- Votre niveau de stress commence à augmenter, surtout si vous craignez de recevoir un message d'un superviseur : chaque nouvelle alerte fait bondir votre cœur, ce qui est terrible pour la productivité.
- Les tâches non urgentes commencent à être mêlées aux tâches urgentes, ce qui brouille vos priorités et diminue le rendement global et la qualité de votre travail.
Les pings incessants provenant des e-mails, des applications de messagerie, des calendriers et des outils de projet peuvent rapidement transformer votre travail en un cauchemar avec des distractions constantes. Réfléchissez toujours attentivement à ceux qui sont vraiment vitaux et désactivez les autres.
Vérifiez vos messages et notifications par lots au lieu d'étudier chacun d'eux séparément.
4. Outils non approuvés et audits manqués
Il arrive parfois que des gens décident d'installer des outils ou des extensions qui n'ont pas été officiellement approuvés. C'est naturel : beaucoup d'outils approuvés ne résolvent pas les problèmes des employés, ils recherchent donc des alternatives.
Cependant, ces décisions peuvent entraîner des problèmes de sécurité, des informations fragmentées et des conflits système sur lesquels vous devrez travailler pendant des heures, ce qui vous fera perdre un temps précieux.
Ensuite, il y a des audits techniques manqués. Personne ne les aime, c'est vrai, mais y consacrer au moins une demi-heure par mois suffira pour s'assurer que tout fonctionne correctement.
Vérifiez chaque outil que vous installez et effectuez des audits occasionnels pour voir si quelque chose est devenu obsolète, inefficace ou redondant.
Comment rester productif à tout moment
Vous savez désormais quelles erreurs techniques contribuent à la baisse progressive de la productivité.
En être conscient est la chose la plus importante : évaluez et réévaluez vos flux de travail et votre pile technologique de temps en temps pour comprendre quels outils sont vitaux et lesquels vous rendent la vie plus difficile.
N'hésitez pas à supprimer les éléments qui nuisent à votre concentration, ou au moins à les remplacer par des outils multifonctionnels qui peuvent vous aider dans plusieurs tâches différentes en même temps.
Désactivez les notifications inutiles, restez fidèle aux applications fiables et regardez votre productivité recommencer à s'épanouir.