Chaque entreprise de toute taille dans n’importe quelle industrie connaîtra une crise à un moment donné. Malheureusement, la majorité ne survit pas. Environ une entreprise américaine sur cinq échoue dans l’année suivant l’ouverture de leurs portes, avec environ la moitié de cinq ans.
Les crises peuvent provenir de n’importe quelle avenue. Que ce soit la pandémie mondiale Covid-19 qui a causé 9,6 millions de pertes d’emplois, une catastrophe naturelle ou une cyberattaque, vous avez besoin d’un plan pour négocier des temps difficiles.
Voici comment développer un plan de gestion de crise viable pour votre petite entreprise.
Qu’est-ce qu’un plan de gestion de crise pour les petites entreprises?
Les crises se présentent sous plusieurs formes. Certains d’entre eux peuvent être fabriqués à soi et d’autres pourraient être inévitables. Selon la Chambre de commerce américaine, 595 000 entreprises ferment chaque année leurs portes. La façon dont vous gérez une crise définira si vous en émergez.
La gestion de la crise des petites entreprises est le processus stratégique d’identification des crises, de la préparer pour eux et d’avoir un plan d’action qui entre en vigueur après une crise est déclenché. Les exemples courants de plans d’action pour diverses catastrophes comprennent:
- Catastrophes naturelles
- Cyberattaques
- Poursuites judiciaires
- Sabotage de produit
- Pénuries de travail
Avantages de la planification de la gestion des crises
La résilience est une priorité pour les chefs d’entreprise aujourd’hui. Selon PricewaterhouseCoopers (PWC), 89% des chefs d’entreprise La résilience revendiquée était une priorité clé. Mais cela ne signifie pas que les entreprises agissent suffisamment sur ces priorités.
Par exemple, seulement 49% d’entreprises américaines avoir un plan de communication de crise formelle. Il illustre l’écart entre la conversation et l’action. Alors, pourquoi devriez-vous investir dans la planification de la gestion des crises?
- Minimiser les temps d’arrêt
- Réduire les pertes financières
- Donnez confiance à vos employés
- Protégez votre réputation
- Resomption rapide des opérations quotidiennes
8 étapes pour créer un plan de gestion de crise pour votre petite entreprise
Où commencez-vous par la planification de la gestion des crises?
Ground Zero reconnaît et agit sur la nécessité d’un plan de gestion de crise. Si vous êtes prêt à agir, suivez ces étapes.
1. Formez une équipe de gestion de crise
La première étape consiste à diviser la responsabilité. Qui devrait faire partie d’une équipe de gestion de crise? Cela va au-delà de la désignation de quelqu’un pour fournir des informations et un soutien.
Idéalement, une équipe de gestion de crise commence avec votre équipe de direction. De même, cela devrait inclure quelqu’un de chaque département. Vous pouvez également choisir un employé ordinaire pour agir comme un conduit entre le haut et le bas de votre organisation.
2. Identifier les crises
Qu’est-ce qui constitue une crise pour votre organisation?
La plupart des entreprises ont beaucoup en commun concernant le type de crise qu’ils peuvent rencontrer. Aucune entreprise n’est à l’abri des cyberattaques ou de l’action industrielle. D’un autre côté, certains risques peuvent être si éloignés qu’ils ne valent pas la peine de passer du temps indu.
Par exemple, si votre entreprise est en Floride, les catastrophes naturelles comme les ouragans sont une crise importante. Mais une entreprise dans une ville rurale de quelques milliers de personnes dans le Wyoming n’a probablement pas à s’inquiéter des attaques terroristes internationales.
Effectuer une analyse SWOT pour déterminer quels risques votre entreprise est susceptible de rencontrer et la probabilité qu’ils aient porté. De plus, vous devez évaluer l’impact général d’une telle crise et la préparation de votre entreprise actuellement.
3. Cassez votre plan de gestion de crise en quatre phases
La plupart des entreprises n’agissent que lorsqu’une crise s’est déjà révélée. Malheureusement, la pensée à la volée ne peut accomplir autant de choses. Dans le cadre de votre plan, il est sage de décomposer chaque réponse de crise en quatre étapes:
- Pré-crise – Voici la phase de planification. C’est le temps passé à mettre des garanties pour des catastrophes potentielles. Il peut inclure la prévision d’une crise ou la suppression d’une police d’assurance complète.
- Crise latente – Que se passe-t-il pendant les premiers signes d’une crise? L’accent est mis sur la communication et le partage d’informations pour aider toutes les parties prenantes à être proactives.
- Crise aiguë – Les crises qui ne peuvent pas être contenues, comme une catastrophe naturelle, entreront dans la phase de crise aiguë. C’est là que les entreprises doivent avoir un plan pour prendre des mesures évasives.
- Poste–Crise – La planification de la gestion des crises ne se termine pas par la crise elle-même. Il comprend également l’étape de récupération. Projeter le meilleur cas et les pires scénarios peut vous montrer ce que votre entreprise doit faire pour rebondir rapidement.
Ces quatre étapes sont ce que sont les plans de gestion des crises, mais ils peuvent simplifier la communication et la coordination en les décomposant en ces catégories distinctes.
4. Formuler des plans de réponse individuels
La classification de chaque menace et la probabilité de manifester vous permet de prioriser.
La préparation des plans de réponse individuelle signifie déterminer comment atténuer ces risques, ou du moins les dommages. Cela peut inclure la construction de vos réserves de trésorerie, le passage à un travail à distance temporaire ou la création de déclarations préparées pour les clients et autres parties prenantes une fois qu’une crise spécifique a été déclenchée.
5. Pensez à votre assurance
Dans le cadre d’une gestion efficace des crises, il est essentiel de considérer le rôle de l’assurance. Il s’agit d’un outil fondamental qui peut atténuer l’impact financier de diverses crises.
Divers types de crises nécessitent une couverture d’assurance diversifiée. Par exemple, Assurance responsabilité civile pour votre petite entreprise Peut aider à protéger votre entreprise en cas d’accidents ou de blessures causées à des tiers, tandis que l’assurance immobilière peut protéger les dommages causés par des catastrophes naturelles comme les incendies ou les inondations.
Identifiez les risques potentiels associés à vos opérations commerciales et assurez-vous d’avoir une couverture d’assurance adéquate pour chacun. Examinez régulièrement vos politiques pour vous assurer qu’elles sont à jour et conformes aux besoins actuels de votre entreprise. C’est également une bonne idée de comprendre le processus de réclamation pour chaque politique afin que vous puissiez agir rapidement lorsqu’une crise se produit.
N’oubliez pas que l’assurance n’est pas une solution pour prévenir les crises, mais plutôt un filet de sécurité qui peut aider votre entreprise à récupérer et à poursuivre ses opérations pendant les temps difficiles.
6. Développez votre plan de communication
La communication est tout parce que la confusion est l’un des problèmes de crise les plus importants. Si vos employés et vos clients ne comprennent pas ce qui se passe, cela crée une panique inutile.
La construction d’un plan de communication et d’un système de diffusion d’informations peut aider à garder les têtes calmes. Certains conseils pour un plan de communication de crise comprennent:
- Création des déclarations de modèles tôt.
- Désignant quelqu’un pour distribuer des informations sur tous les canaux.
- Être précis et rapide.
- Priorisez avec qui communiquer en premier. Idéalement, cela devrait être vos clients.
- Construisez un calendrier pour les mises à jour sur une crise en cours.
7. Formuler un plan de récupération
La construction et le jeu de rôle de vos plans d’intervention d’urgence sont une chose, mais comment allez-vous vous remettre de cette crise?
Votre plan de récupération dépend de la crise en question. Par exemple, si vos serveurs diminuent lors d’une vente limitée dans le temps, votre plan de récupération peut impliquer le remboursement des clients ou leur donner un bonus pour empêcher la mauvaise presse.
Les plans de récupération axés sur les catastrophes naturelles peuvent inclure de savoir où se trouvent vos sauvegardes de serveur hors site et qui est responsable de la ramener vos systèmes en ligne.
Idéalement, vous devriez avoir des plans de récupération basés sur le pire des cas absolus.
8. Revisitez et mettez à jour vos plans de gestion de crise
Planifier une crise et le verrouiller quelque part ne suffit pas. Sortir d’une crise signifie des solutions à jour qui reflètent le monde comme à l’époque.
Passez en revue vos plans de gestion des catastrophes et de continuités pour les petites entreprises tous les quelques mois. Cela vous aidera à identifier les angles morts émergents, à pont les lacunes et à inclure les informations les plus précises.
Bien que cela puisse sembler un problème, revoir vos plans de temps en temps ne devrait pas prendre longtemps. Après tout, si vous restez au sommet de la situation, les modifications que vous devez apporter seront probablement minimes.
Créer une entreprise résiliente pour résister à toute catastrophe
Personne ne veut penser au pire des cas, mais enterrer la tête dans le sable n’est pas une option. Les petites entreprises sont plus vulnérables car elles possèdent moins de ressources pour gérer les crises.
La planification précoce et la construction d’un plan de gestion des catastrophes rationalisé peuvent faire la différence entre la survie et l’échec. Plus tôt vous abordez votre plan de gestion de crise, mieux c’est parce que la catastrophe peut frapper lorsque vous vous y attendez le moins.