Les grandes entreprises et les entreprises ont réalisé que les feuilles de calcul et le suivi manuel ne fonctionnent pas dans cette ère commerciale numérique et en constante évolution. Alors que les coûts augmentent, que les équipes travaillent à distance et que la conformité est renforcée, la gestion des dépenses devient délicate.
C'est la raison pour laquelle un logiciel de gestion des dépenses est nécessaire dans la stratégie financière moderne.
Aujourd’hui, les entreprises modifient leurs processus internes car les outils numériques ont rendu la gestion des dépenses plus efficace pour tous, des directeurs financiers aux responsables opérationnels. Dans cet article, nous passerons en revue les raisons qui justifient l’importance d’utiliser un logiciel de gestion des dépenses.
1. La visibilité en temps réel contribue à de meilleurs choix financiers.
Le problème majeur des processus manuels de dépenses est que les entrepreneurs ne savent souvent pas ce qui s'est passé avant qu'il ne soit trop tard. Les équipes financières s’appuyant sur des informations obsolètes, les problèmes de dépenses excessives peuvent ne pas être évidents avant qu’il ne soit trop tard.
La solution du logiciel de gestion des dépenses est le suivi en direct et les mises à jour automatiques.
Les équipes financières et les responsables peuvent visualiser immédiatement les dépenses de l'entreprise, remarquer les tendances et modifier le budget à l'avance grâce à un logiciel de gestion des dépenses.
2. L'automatisation réduit les erreurs et permet également de gagner du temps.
Ce n’est un secret pour personne : les erreurs se produisent plus souvent lorsque les données sont saisies manuellement. Les montants mal saisis et les remboursements en double finissent par prendre beaucoup de temps à corriger.
Les plateformes de dépenses actuelles gèrent automatiquement toutes les étapes.
- Les employés prennent des photos de leurs reçus à l'aide de leur téléphone.
- Les dépenses sont reçues dans les catégories automatiques et manuelles et sont vérifiées par rapport aux politiques choisies.
- Toutes les demandes d'autorisation sont acheminées automatiquement dès leur création.
- Les remboursements sont effectués comme décidé
Vous verrez moins de confusion, moins d’erreurs et des équipes plus satisfaites.
3. Il devient facile d’appliquer une politique
Admettons-le : gérer manuellement les politiques de dépenses de l'entreprise est une tâche pénible. Si les employés réservent par erreur des billets en première classe ou commandent plus de nourriture qu’ils ne le devraient, les règles ont tendance à être ignorées.
Les outils de gestion des dépenses au niveau de l'entreprise permettent aux organisations d'inclure leurs propres règles dans le système. Ainsi, chaque réclamation reçue est automatiquement vérifiée.
Étant donné que les dépenses hors politique sont immédiatement signalées, vous avez besoin de moins de supervision et votre entreprise suit des pratiques financières strictes.
4. Une transparence accrue renforce la confiance
Personne ne veut faire des efforts supplémentaires pour recevoir des remboursements. Les dirigeants ne veulent pas se soucier de savoir si les notes de frais sont exactes. Ce n'est pas quelque chose que les équipes financières veulent faire : passer du temps à vérifier des éléments qui pourraient être générés automatiquement.
Tout le monde peut voir ce qui se passe grâce à la nouvelle application centrale.
- Les employés peuvent voir à tout moment l’état actuel de leurs remboursements
- Les managers peuvent voir un historique complet des actions.
- Vous pouvez obtenir un rapport clair et trié en quelques clics de souris dans le système financier
Être si ouvert aide tout le monde à se faire confiance et réduit les risques de frictions entre les différents domaines de l'entreprise.
5. Informations stratégiques issues de données propres et ordonnées
Les entreprises avisées se tournent vers les données pour s’améliorer et se développer, et les données sur les dépenses sont particulièrement précieuses. Ces plateformes ne conservent pas seulement vos reçus ; ils utilisent toutes les dépenses pour créer des données.
Ces outils prennent en charge diverses tâches telles que l'identification des principaux fournisseurs et le suivi des contrôles budgétaires en proposant des rapports et des tableaux de bord spécifiques.
- Ajustements budgétaires
- Prévision
- Négociations avec les fournisseurs
- Politiques de dépenses spécifiques à l'équipe
Nous n’avons plus besoin de deviner nos finances. Les données aident le processus stratégique dans le développement de logiciels.
6. Intégration transparente avec un logiciel de comptabilité
Un avantage non négligeable des logiciels d'aujourd'hui vient de là. Il s'entend avec d'autres technologies. Les principales plateformes se connectent directement à votre logiciel de comptabilité, ERP ou outils de paie.
En conséquence, vous n’écrivez les détails qu’une seule fois, vous êtes moins susceptible de commettre des erreurs et toutes les parties de votre écosystème financier travaillent ensemble. Si les dépenses de Clyr sont automatiquement connectées à votre grand livre général, le rapprochement devient simple.
En quoi la gestion des dépenses est-elle plus facile avec un logiciel pour les personnes ?
À mesure que les modèles de travail à distance et hybrides se développent, contrôler et suivre les dépenses des employés partout dans le monde et selon les fuseaux horaires est devenu un défi de taille. En fournissant des systèmes gérés de manière centralisée pouvant être utilisés par plusieurs parties, ces outils comblent cette lacune.
Soumettez n'importe où, n'importe quand
Les employés peuvent augmenter leurs dépenses depuis n'importe quel endroit en utilisant des applications mobiles ou des portails en ligne. Les responsables peuvent traiter et approuver les demandes immédiatement, même s'ils sont absents du bureau.
Opérations similaires dans différents magasins
Ils aident tout le personnel à suivre les mêmes directives, quel que soit l'endroit où ils travaillent, ce qui favorise l'équité et la conformité.
Réduction des dépenses intraçables et non approuvées
La fraude et les erreurs sont plus probables avec les systèmes manuels. Un système de dépenses actuel reconnaît les transactions étranges dès le début, ce qui réduit le risque de violations.
Ils utilisent des pistes d'audit et des enregistrements numériques. Les actions de chaque collaborateur sont notées afin que les équipes financières puissent vérifier chaque remboursement ou transaction. Il aide les auditeurs internes ainsi que ceux qui effectuent des audits réglementaires et externes.
Conclusion
Pour toute entreprise qui vise à réduire ses dépenses, à se conformer aux réglementations et à devenir efficace, l'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses est nécessaire.
Désormais, les organisations sont en mesure de réaliser une surveillance en temps réel, de détecter les fraudes et d'utiliser un logiciel de gestion des dépenses pour donner un sens à leurs données afin d'appuyer leurs décisions.
Si votre entreprise dépend encore de feuilles de calcul et de courriers électroniques, il est temps de jeter un nouveau regard sur la façon dont vous gérez votre comptabilité. Un suivi approprié des dépenses profite à votre entreprise non seulement en repérant les dépenses, mais en affinant votre système financier pour un succès à long terme.