Quiconque a passé ne serait-ce qu'une journée à travailler dans un bureau sait qu'un temps précieux est perdu sur des tâches répétitives et à faible impact qui pourraient être facilement automatisées.
Si vous souhaitez optimiser vos flux de travail mais que vous ne savez pas par où commencer, vous souhaiterez consulter les outils suivants.
Outils de gestion de tâches et de projets
L'optimisation de la productivité commence par définir la propriété et l'étendue du travail. La microgestion manuelle fait perdre du temps et peut engendrer du ressentiment. La gestion automatisée des tâches est beaucoup plus logique, surtout si vous gérez de nombreux processus et projets récurrents.
La nature basée sur des règles de ces automatisations affecte les tâches dès que certaines étapes sont franchies. Par exemple, confier une tâche bien avant une date limite peut amener le système à rétrograder sa priorité afin de libérer des ressources et de consacrer du personnel à des tâches plus urgentes.
Outils de gestion de projet vous permettent de créer des modèles de flux de travail réutilisables. Cela s'avère pratique pour les tâches avec une structure fixe, comme le réapprovisionnement des stocks bihebdomadaire ou les sauvegardes de fichiers hebdomadaires.
C'est également idéal pour les processus standardisés qui peuvent ne pas avoir de calendrier fixe mais qui passent toujours par la même étape, comme l'intégration des nouvelles recrues.
Plateformes d'automatisation des flux de travail
Ceux-ci viennent à l’esprit en premier lorsque l’on pense à l’automatisation du lieu de travail, car ils sont bien établis et s’intègrent à la plupart des logiciels d’entreprise. Ils constituent la solution incontournable pour automatiser les tâches répétitives qui suivent des règles claires et s'inscrivent dans des processus hautement structurés.
L'automatisation dans ce contexte se produit via des déclencheurs d'événements. Selon la complexité de votre configuration, un événement peut déclencher un ou plusieurs suivis.
Par exemple, le fait de signer un contrat avec un client peut faire passer son statut dans votre CRM à actif, créer une structure de dossiers pour son projet dans le stockage cloud et envoyer un e-mail de bienvenue avec des instructions d'intégration.
Agents IA
L'automatisation conventionnelle basée sur les déclencheurs est déterministe, ce qui signifie que les chaînes d'événements ne sont déclenchées que si des conditions prédéfinies sont remplies. Cela est logique pour les tâches avec peu de marge d’interprétation ou d’erreur, garantissant la conformité et facilitant les audits.
Cependant, des entrées ambiguës et des cas extrêmes peuvent entraîner le blocage des flux de travail.
Bien qu’ils puissent tirer parti d’une automatisation plus simple, les agents IA disposent d’un degré d’autonomie et de flexibilité bien plus élevé pour gérer une situation donnée. Leur approche est basée sur des objectifs.
Plutôt que de suivre un processus strict étape par étape, les agents IA partent d'objectifs définis par l'utilisateur et créent des flux de travail adaptatifs pour obtenir le meilleur résultat possible en fonction de vos outils et des informations disponibles.
C'est précisément pourquoi cas d'utilisation de l'IA agentique sont de plus en plus précieux, ils permettent à l’IA de prendre des initiatives, de prendre des décisions et de combler les lacunes là où l’automatisation traditionnelle s’arrêterait.
Pour l’exemple ci-dessus, un objectif peut être aussi simple que de dire à l’agent d’intégrer le client. Il peut alors prendre les mesures qu'il juge nécessaires, comme mettre à jour le CRM et rechercher les données existantes sur le client pour rédiger un email de bienvenue personnalisé.
Si cela est autorisé, il peut également décider de rechercher davantage d'informations sur le client en externe pour combler les lacunes et communiquer plus facilement.
Outils de planification
Planifier des réunions et réserver du temps pour un travail approfondi a des conséquences mentales qui vous rendent moins productif dans d'autres domaines.
Suivre le rythme peut rapidement devenir incontrôlable, surtout si vous travaillez avec plusieurs parties prenantes, des équipes distribuées ou des clients basés dans des fuseaux horaires différents.
Outils de planification peut synchroniser les calendriers des participants et organiser automatiquement des réunions dans des plages horaires qui conviennent à tout le monde. Ils peuvent également se synchroniser avec un logiciel de gestion de projet pour attribuer des délais concrets pour les étapes d'achèvement de diverses tâches.
Les notifications automatiques ne sont pas moins importantes. Ils vous avertiront de l'approche des échéances et des réunions, garantissant que vous n'en manquerez aucune.
Plateformes de communication
Vous utilisez probablement déjà un logiciel de communication d'entreprise pour les enregistrements et les mises à jour asynchrones. Pourtant, vous n’exploitez peut-être pas ses fonctions d’automatisation et d’intégration.
Bien que la messagerie soit la fonction principale, vous devriez commencer à considérer ces plates-formes comme des centres facilitant la coordination des flux de travail.
Les avantages les plus simples se produisent si vous relier la plateforme de communication avec d'autres outils. De cette façon, les utilisateurs sont avertis lorsque de nouveaux tickets arrivent, qu'un référentiel est mis à jour, etc., sans avoir à accéder eux-mêmes aux outils.
Cela fonctionne également dans les deux sens. Envoyer un ping à un robot avec une commande ou même un emoji depuis la plate-forme de communication peut déclencher une chaîne d'événements.
L'intégration de l'IA a encore amélioré l'utilité de ces outils. Vous pouvez désormais leur demander de résumer les conversations ou de rédiger des réponses pertinentes. Les outils d’IA sont suffisamment intelligents pour effectuer une analyse des sentiments et détecter les signaux à suivre.
Par exemple, ils peuvent interpréter des questions sur une fonctionnalité comme une demande d'aide et ouvrir un ticket. Ils peuvent également suggérer qu'un sujet qui a souvent été discuté récemment soit ajouté à l'ordre du jour de la réunion de la semaine prochaine.
Conclusion
L'automatisation, qu'elle soit classique ou augmentée par l'IA, n'est pas une panacée. Cependant, il est manifestement efficace pour s’attaquer aux tâches banales mais nécessaires qui empêchent systématiquement les professionnels de poursuivre les aspects de leur travail dans lesquels ils se spécialisent et dans lesquels ils excellent.
La suppression de ces obstacles souvent inaperçus libérera le temps et les ressources cognitives dont vous avez besoin pour exceller dans les aspects les plus marquants de votre travail.